Was ist MailStore?
MailStore ist eine in Deutschland entwickelte Software zur rechtssicheren Archivierung geschäftlicher E-Mails. Seit der ersten Version im Jahr 2006 hat sich MailStore zum De-facto-Standard für GoBD-konforme Archivierung im deutschsprachigen Mittelstand entwickelt. Hersteller ist die MailStore Software GmbH mit Sitz in Viersen am Niederrhein.
Im Kern macht MailStore genau drei Dinge: Es importiert E-Mails aus Microsoft 365, Microsoft Exchange, IceWarp, IMAP-Servern, PST-Dateien und vielen weiteren Quellen. Es speichert diese in einer WORM-geschützten Datenbank (Write Once Read Many), in der Inhalte weder bearbeitet noch gelöscht werden können. Und es stellt eine Volltextsuche sowie einen Zugriff für Endanwender bereit, die selbst alte Korrespondenz in Sekunden wiederfinden.
Warum E-Mail-Archivierung in Deutschland Pflicht ist
Wer in Deutschland geschäftliche E-Mails empfängt oder versendet, kommt an einer Archivierung nicht vorbei. Zwei regulatorische Rahmenwerke sind relevant:
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Herkunfts- und inhaltsgleiche Aufbewahrung über 6 oder 10 Jahre, abhängig von der Art des Belegs. Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre. Buchungsbelege: 10 Jahre. Verstoß: bis zu 500.000 € Bußgeld nach § 26 Abs. 1 AO.
- DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Auch archivierte E-Mails sind personenbezogene Daten. Aufbewahrung ist nur so lange zulässig, wie es der Zweck erfordert. Beschäftigtendaten müssen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden können, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
MailStore adressiert beide Anforderungen: Der WORM-Speicher garantiert Unveränderbarkeit (GoBD), und der Aufbewahrungs-Manager sorgt für die automatische Löschung nach Ablauf der Frist (DSGVO).
MailStore Server, MailStore Cloud und Managed Service im Vergleich
| Kriterium | MailStore Server | MailStore Cloud | MailStore als Managed Service |
|---|---|---|---|
| Betriebsort | eigener Server (on-premise oder VM) | Rechenzentrum MailStore, Frankfurt am Main | Rechenzentrum des Dienstleisters, in der Regel DE |
| Skalierung | manuell | automatisch | automatisch |
| Wartung und Updates | kundenseitig | durch MailStore | durch Dienstleister, in Testphase vor Rollout |
| Backup-Verantwortung | kundenseitig | MailStore | Dienstleister |
| DSGVO-Datenresidenz | 100 % in DE, sofern Server in DE | 100 % in DE (Frankfurt) | 100 % in DE, sofern Anbieter in DE hostet |
| Preisbild | Lizenzkauf pro Benutzer, eigener Server-Betrieb | monatlicher Preis pro Benutzer | monatlicher Preis pro Benutzer plus Setup |
| Geeignet für | ab 50 Benutzer mit eigener IT-Abteilung | KMU ohne IT-Spezialist | KMU, die Beratung und Service aus einer Hand wollen |
Die Wahl hängt davon ab, ob Sie eine IT-Abteilung haben, die einen Server betreiben kann, oder ob Sie ein Komplettpaket aus Software, Betrieb und Ansprechpartner suchen. Wir betreiben MailStore in München und Augsburg für Kunden, die weder die Lizenzpflege noch das Backup selbst verantworten möchten.
Was kostet MailStore 2026?
Die Preisangaben sind Richtwerte (Stand Juli 2026, Listenpreise ohne Händlerrabatt, inklusive 1 Jahr Updates und Support):
| Variante | Laufzeit | Preis (netto) |
|---|---|---|
| MailStore Server, 10 bis 19 Benutzer | Jahr | ab ca. 990 Euro |
| MailStore Server, 20 bis 49 Benutzer | Jahr | ab ca. 1.890 Euro |
| MailStore Server, 50 bis 99 Benutzer | Jahr | ab ca. 3.490 Euro |
| MailStore Cloud, pro Benutzer | Monat | ab 4,90 Euro |
| Managed Service durch Bytes Commerce, pro Benutzer | Monat | auf Anfrage, ab 9,90 Euro |
Hinzu kommen einmalige Setup-Kosten (typisch 480 bis 1.200 Euro) und optional ein Connector für Microsoft 365 oder Exchange. Wir kalkulieren konkret nach Anzahl der Postfächer, dem erwarteten Mailvolumen und dem gewünschten Servicelevel.
Alternativen zu MailStore
MailStore ist Marktführer im DACH-Raum, aber nicht alternativlos. Die gängigsten Alternativen und ihre Eigenschaften:
- DocuWare / d.velop documents: sinnvoll, wenn Sie ohnehin ein Dokumenten-Management-System einführen und E-Mails darin ablegen möchten. Höherer initialer Aufwand, dafür eine einheitliche Belegablage für Eingang, Ausgang und Belege.
- ELOoffice / ELO Enterprise: ähnlich wie DocuWare, in Konzernen verbreiteter. Lizenz pro Benutzer, langfristige Bindung.
- Microsoft 365 Compliance (Litigation Hold, Retention Policies): reicht für eine reine Aufbewahrung, ist aber kein GoBD-konformes Archiv, weil Microsoft die Daten weiterhin ändern und wiederherstellen kann. Für die meisten Betriebsprüfungen nicht ausreichend.
- Open-Source-Lösungen (Joplin, IMAP-Backup): für Einzelunternehmer; nicht revisionssicher, nicht GoBD-konform. Nur als Notbehelf.
MailStore ist die richtige Wahl, wenn Sie revisionssicher archivieren müssen, die Bedienung für Endanwender einfach bleiben soll und Sie keinen DMS-Rollout parallel betreiben wollen.
Wann lohnt sich ein Managed Service?
Ein Managed Service lohnt sich aus unserer Erfahrung, wenn mindestens zwei der folgenden Punkte zutreffen:
- Sie haben keine eigene IT-Abteilung oder die IT ist mit dem Tagesgeschäft ausgelastet.
- Sie nutzen Microsoft 365 und wollen, dass die Archivierung ohne manuelles Zutun läuft.
- Sie wollen ein dokumentiertes Backup des Archivs, das zusammen mit dem normalen Backup- und Wiederherstellungs-Service versioniert wird.
- Sie möchten das Archiv in Ihr IT-Security-Konzept einbinden, inklusive Logging, Alarmierung und Vier-Augen-Prinzip bei jeder Auslagerung.
- Sie wollen im Audit-Fall einen Ansprechpartner, der die GoBD-Konformität bestätigen kann.
Wir betreiben MailStore in deutschen Rechenzentren, spielen Updates nach vorheriger Testphase ein, prüfen Backups wöchentlich und stehen im Störungsfall während der Geschäftszeiten zur Verfügung. Einen 24/7-SOC bieten wir nicht an, dafür arbeiten wir mit spezialisierten Sicherheitsdienstleistern zusammen.
So läuft eine MailStore-Einführung ab
- Bedarf: Wie viele Postfächer, welche Quellsysteme (Microsoft 365, Exchange, IMAP), welche Aufbewahrungsdauer, welche Anwendergruppen?
- Konzept: Skalierung, Speicherort, Backup-Strategie, Berechtigungen, Audit-Trail.
- Setup: MailStore auf einer VM im gewünschten Rechenzentrum, Connector konfigurieren, Migrationsregeln definieren.
- Import: Bestehende E-Mails der letzten 6 bis 10 Jahre nachholen (typisch 2 bis 6 Wochen, abhängig vom Volumen).
- Endanwender-Schulung: 1-stündiges Webinar "Wo finde ich meine archivierten Mails wieder?"
- Audit-Vorbereitung: Dokumentation der GoBD-Konformität, Aufbewahrungsnachweise, Export-Test mit Ihrem Steuerberater.
Eine typische Einführung dauert 4 bis 6 Wochen, danach läuft das Archiv wartungsarm und ohne manuelles Zutun.
Fazit
MailStore ist die pragmatischste Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung im deutschen Mittelstand: in Deutschland entwickelt, in Deutschland betreibbar und von jeder Betriebsprüfung anerkannt. Wer keine IT-Ressourcen für den Eigenbetrieb hat, fährt mit einem Managed Service am günstigsten, vorausgesetzt, der Dienstleister versteht sowohl MailStore als auch die regulatorischen Anforderungen.
Wenn Sie wissen möchten, welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt, melden Sie sich für ein unverbindliches Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre Microsoft-365- oder Exchange-Umgebung an und kalkulieren innerhalb von 48 Stunden ein konkretes Angebot.
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