MailStore: DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Was ist MailStore?

MailStore ist eine in Deutschland entwickelte Software zur rechtssicheren Archivierung geschäftlicher E-Mails. Seit der ersten Version im Jahr 2006 hat sich MailStore zum De-facto-Standard für GoBD-konforme Archivierung im deutschsprachigen Mittelstand entwickelt. Hersteller ist die MailStore Software GmbH mit Sitz in Viersen am Niederrhein.

Im Kern macht MailStore genau drei Dinge: Es importiert E-Mails aus Microsoft 365, Microsoft Exchange, IceWarp, IMAP-Servern, PST-Dateien und vielen weiteren Quellen. Es speichert diese in einer WORM-geschützten Datenbank (Write Once Read Many), in der Inhalte weder bearbeitet noch gelöscht werden können. Und es stellt eine Volltextsuche sowie einen Zugriff für Endanwender bereit, die selbst alte Korrespondenz in Sekunden wiederfinden.

Warum E-Mail-Archivierung in Deutschland Pflicht ist

Wer in Deutschland geschäftliche E-Mails empfängt oder versendet, kommt an einer Archivierung nicht vorbei. Zwei regulatorische Rahmenwerke sind relevant:

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Herkunfts- und inhaltsgleiche Aufbewahrung über 6 oder 10 Jahre, abhängig von der Art des Belegs. Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre. Buchungsbelege: 10 Jahre. Verstoß: bis zu 500.000 € Bußgeld nach § 26 Abs. 1 AO.
• DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Auch archivierte E-Mails sind personenbezogene Daten. Aufbewahrung ist nur so lange zulässig, wie es der Zweck erfordert. Beschäftigtendaten müssen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden können, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

MailStore adressiert beide Anforderungen: Der WORM-Speicher garantiert Unveränderbarkeit (GoBD), und der Aufbewahrungs-Manager sorgt für die automatische Löschung nach Ablauf der Frist (DSGVO).

MailStore Server, MailStore Cloud und Managed Service im Vergleich

Die Wahl hängt davon ab, ob Sie eine IT-Abteilung haben, die einen Server betreiben kann, oder ob Sie ein Komplettpaket aus Software, Betrieb und Ansprechpartner suchen. Wir betreiben MailStore in München und Augsburg für Kunden, die weder die Lizenzpflege noch das Backup selbst verantworten möchten.

Was kostet MailStore 2026?

Die Preisangaben sind Richtwerte (Stand Juli 2026, Listenpreise ohne Händlerrabatt, inklusive 1 Jahr Updates und Support):

Hinzu kommen einmalige Setup-Kosten (typisch 480 bis 1.200 Euro) und optional ein Connector für Microsoft 365 oder Exchange. Wir kalkulieren konkret nach Anzahl der Postfächer, dem erwarteten Mailvolumen und dem gewünschten Servicelevel.

Alternativen zu MailStore

MailStore ist Marktführer im DACH-Raum, aber nicht alternativlos. Die gängigsten Alternativen und ihre Eigenschaften:

• DocuWare / d.velop documents: sinnvoll, wenn Sie ohnehin ein Dokumenten-Management-System einführen und E-Mails darin ablegen möchten. Höherer initialer Aufwand, dafür eine einheitliche Belegablage für Eingang, Ausgang und Belege.
• ELOoffice / ELO Enterprise: ähnlich wie DocuWare, in Konzernen verbreiteter. Lizenz pro Benutzer, langfristige Bindung.
• Microsoft 365 Compliance (Litigation Hold, Retention Policies): reicht für eine reine Aufbewahrung, ist aber kein GoBD-konformes Archiv, weil Microsoft die Daten weiterhin ändern und wiederherstellen kann. Für die meisten Betriebsprüfungen nicht ausreichend.
• Open-Source-Lösungen (Joplin, IMAP-Backup): für Einzelunternehmer; nicht revisionssicher, nicht GoBD-konform. Nur als Notbehelf.

MailStore ist die richtige Wahl, wenn Sie revisionssicher archivieren müssen, die Bedienung für Endanwender einfach bleiben soll und Sie keinen DMS-Rollout parallel betreiben wollen.

Wann lohnt sich ein Managed Service?

Ein Managed Service lohnt sich aus unserer Erfahrung, wenn mindestens zwei der folgenden Punkte zutreffen:

• Sie haben keine eigene IT-Abteilung oder die IT ist mit dem Tagesgeschäft ausgelastet.
• Sie nutzen Microsoft 365 und wollen, dass die Archivierung ohne manuelles Zutun läuft.
• Sie wollen ein dokumentiertes Backup des Archivs, das zusammen mit dem normalen Backup- und Wiederherstellungs-Service versioniert wird.
• Sie möchten das Archiv in Ihr IT-Security-Konzept einbinden, inklusive Logging, Alarmierung und Vier-Augen-Prinzip bei jeder Auslagerung.
• Sie wollen im Audit-Fall einen Ansprechpartner, der die GoBD-Konformität bestätigen kann.

Wir betreiben MailStore in deutschen Rechenzentren, spielen Updates nach vorheriger Testphase ein, prüfen Backups wöchentlich und stehen im Störungsfall während der Geschäftszeiten zur Verfügung. Einen 24/7-SOC bieten wir nicht an, dafür arbeiten wir mit spezialisierten Sicherheitsdienstleistern zusammen.

So läuft eine MailStore-Einführung ab

1. Bedarf: Wie viele Postfächer, welche Quellsysteme (Microsoft 365, Exchange, IMAP), welche Aufbewahrungsdauer, welche Anwendergruppen?
2. Konzept: Skalierung, Speicherort, Backup-Strategie, Berechtigungen, Audit-Trail.
3. Setup: MailStore auf einer VM im gewünschten Rechenzentrum, Connector konfigurieren, Migrationsregeln definieren.
4. Import: Bestehende E-Mails der letzten 6 bis 10 Jahre nachholen (typisch 2 bis 6 Wochen, abhängig vom Volumen).
5. Endanwender-Schulung: 1-stündiges Webinar "Wo finde ich meine archivierten Mails wieder?"
6. Audit-Vorbereitung: Dokumentation der GoBD-Konformität, Aufbewahrungsnachweise, Export-Test mit Ihrem Steuerberater.

Eine typische Einführung dauert 4 bis 6 Wochen, danach läuft das Archiv wartungsarm und ohne manuelles Zutun.

Fazit

MailStore ist die pragmatischste Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung im deutschen Mittelstand: in Deutschland entwickelt, in Deutschland betreibbar und von jeder Betriebsprüfung anerkannt. Wer keine IT-Ressourcen für den Eigenbetrieb hat, fährt mit einem Managed Service am günstigsten, vorausgesetzt, der Dienstleister versteht sowohl MailStore als auch die regulatorischen Anforderungen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt, melden Sie sich für ein unverbindliches Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre Microsoft-365- oder Exchange-Umgebung an und kalkulieren innerhalb von 48 Stunden ein konkretes Angebot.

MailStore im Direktvergleich: Server, Cloud, DMS und Open-Source

Die folgende visuelle Gegenüberstellung zeigt die vier häufigsten Alternativen, die uns im Beratungsalltag in München und Augsburg begegnen. Der Fokus liegt auf Hosting, GoBD-Fähigkeit, typischer Benutzerzahl und Pilot-Aufwand. Wer MailStore einführen möchte, sieht hier auf einen Blick, wo die Reise hingeht — und welche Alternativen nur auf den ersten Blick günstiger erscheinen.

Häufige Fragen zu MailStore

Was kostet MailStore pro Benutzer und pro Monat?

MailStore Cloud startet bei rund 4,90 € netto pro Benutzer und Monat; ab etwa 50 Benutzern gibt es Mengenstaffeln, die den Preis auf 3,50 € bis 4,00 € pro Benutzer drücken. MailStore Server wird einmalig lizenziert (ab ca. 990 € netto für 10 bis 19 Benutzer, ca. 1.890 € für 20 bis 49 Benutzer, ca. 3.490 € für 50 bis 99 Benutzer) und beinhaltet ein Jahr Updates und Support. Hinzu kommen je nach Server-Variante einmalige Setup-Kosten zwischen 480 € und 1.200 €. Wir kalkulieren nach Anzahl der Postfächer, dem erwarteten Mailvolumen pro Tag und dem gewünschten Servicelevel.

Muss ich MailStore auf einem eigenen Server betreiben oder reicht die Cloud?

Für die meisten KMU unter 100 Benutzern ist MailStore Cloud wirtschaftlicher und sicherer als der Eigenbetrieb: Der Hersteller betreibt die Software in deutschen Rechenzentren in Frankfurt, spielt Updates nach Testphase ein, kümmert sich um Backups und stellt den Audit-Support. Eigenbetrieb lohnt sich erst, wenn Sie ohnehin eine eigene IT-Abteilung haben, die WORM-Datenhaltung on-premise verlangen oder spezifische Compliance-Anforderungen (zum Beispiel KRITIS) einen lokalen Archivspeicher vorschreiben. In allen anderen Fällen spart MailStore Cloud pro Jahr mehrere Tage IT-Aufwand und reduziert das Haftungsrisiko bei Ausfällen.

Reicht die Compliance-Funktion von Microsoft 365 für die GoBD-Pflicht?

Nein. Microsoft 365 bietet mit Litigation Hold, Retention Policies und dem überarbeiteten Purview-Compliance-Center verschiedene Aufbewahrungsfunktionen, aber keine GoBD-konforme Archivierung. Der entscheidende Unterschied: Microsoft kann im Rahmen seiner Wiederherstellungsfunktionen einzelne Mails wiederherstellen oder löschen, was den Grundsätzen der Unveränderbarkeit (GoBD) widerspricht. Für eine Betriebsprüfung mit Belegvorlage reicht M365-Compliance in aller Regel nicht aus — die Finanzverwaltung akzeptiert die WORM-Archivierung über MailStore. Wir empfehlen MailStore ergänzend zu Microsoft 365 zu betreiben, nicht als Ersatz.

Wie lange dauert eine MailStore-Einführung im Mittelstand?

Eine typische Einführung im Mittelstand dauert 4 bis 6 Wochen. In den ersten ein bis zwei Wochen klären wir Bedarf, Quellsysteme und Aufbewahrungsdauer, danach folgen Konzept, Setup, Migrationsregeln und ein Testimport. Die initiale Übernahme der Bestandsmails der letzten 6 bis 10 Jahre nimmt je nach Volumen 2 bis 6 Wochen in Anspruch (typisch 50 bis 200 GB pro 50 Benutzer). Parallel schulen wir die Endanwender in einem einstündigen Webinar zur Eigenrecherche im Archiv. Vor der ersten Betriebsprüfung testen wir den DATEV-konformen Export gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.

Was passiert, wenn MailStore einmal ausfällt?

MailStore läuft auch im Störfall weiter: Das Archiv ist in einer lokalen SQLite- oder Microsoft-SQL-Server-Datenbank gespeichert und unabhängig vom Live-Mailserver. Endanwender können jederzeit auf das Archiv zugreifen, auch wenn Exchange, Microsoft 365 oder das sonstige Quellsystem kurzzeitig nicht verfügbar sind. Für die Wiederherstellung nach einem Ausfall des Archiv-Servers selbst sichern wir MailStore im Rahmen des Managed Service täglich in einen getrennten Backup-Speicher; eine Wiederherstellung ist innerhalb von 4 Stunden möglich. Wichtig: Wir bieten keinen 24/7-SOC, sondern Erreichbarkeit zu Geschäftszeiten Mo–Fr 9–17 Uhr. Für KRITIS-Mandate arbeiten wir mit spezialisierten Sicherheitsdienstleistern zusammen.