Stand: September 2026. Wer ein Dokumentenmanagement-System betreibt, kennt die Rechnungserfassung als täglichen Engpass: hunderte PDF-Rechnungen gehen ein, ein Bruchteil davon ist bereits eine strukturierte E-Rechnung, der Rest bleibt manuell zu erfassen. Genau hier setzt unser X-Rechnungs-Generator an. Er wandelt eingehende PDF-Rechnungen mit KI in validierte X-Rechnungen um, integriert sich per API in bestehende DMS-Workflows und erspart Ihrer Buchhaltung den Erfassungsmarathon. Im Einführungszeitraum berechnen wir 0,75 EUR netto pro erfolgreich umgewandelte Rechnung.
TL;DR
- PDF in X-Rechnung per API. Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch in validierte X-Rechnungen umgewandelt - ohne DMS-Umbau. Mehr zum X-Rechnungs-Generator.
- Einführungspreis 0,75 EUR netto pro Rechnung. Gültig bis 31. März 2027 für Neukunden, Bestandskunden bis Ende 2027.
- DSGVO-konform. Verarbeitung in deutschen Rechenzentren, kein Drittlandtransfer, AVV nach Art. 28 DSGVO auf Wunsch.
- Drei Integrationswege. REST-API, Uploadservice mit Web-Oberfläche und dediziertes E-Mail-Postfach für einfache Anbindung.
- Erkennt Sonderfälle. Gutschriften, Stornorechnungen, Anzahlungen, Bestellnummer-Bezug, Mehrseiten-Rechnungen mit Anhängen.
- Validierte Ausgabe. Jede X-Rechnung durchläuft den vollständigen Schema-Check nach EN 16931.
Warum bleibt die Rechnungserfassung in deutschen DMS ein Engpass?
Wer in Deutschland ein DMS betreibt, sieht sich seit Jahren mit derselben Realität konfrontiert: von hunderten eingehenden Rechnungen pro Monat ist höchstens ein Drittel als echte E-Rechnung strukturiert. Der große Rest kommt als PDF - digital erzeugt, gescannt oder per Mail weitergeleitet. Die manuelle Erfassung kostet Zeit, produziert Fehler bei UST-Sätzen und Bankverbindungen und bindet qualifizierte Buchhaltungskräfte in Routinearbeit.
Die Folge kennen Sie aus der eigenen Praxis: jede Rechnung muss geöffnet, gelesen, in die richtigen Felder des Buchhaltungssystems getippt, kontiert und abgezeichnet werden. Bei 500 Rechnungen pro Monat sind das schnell 30 bis 40 Stunden reine Erfassungsarbeit - pro Sachbearbeiter.
Was ist X-Rechnung und warum wird sie gerade jetzt Pflicht?
X-Rechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen nach EN 16931. X-Rechnung ist eine reine XML-Datei mit fest definierten Pflichtfeldern: Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Steuersatz, Leitweg-ID und viele weitere. Im Unterschied zu ZUGFeRD-PDF enthält eine X-Rechnung keine visuelle Darstellung, sondern ausschließlich strukturierte Daten, die jede Buchhaltungssoftware direkt verarbeiten kann.
Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich wurde mit dem Wachstumschancengesetz gestaffelt eingeführt:
| Stichtag | Pflicht für |
|---|---|
| seit 2018 | Bundesbehörden und andere öffentliche Auftraggeber (B2G) |
| seit 2025 | alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen - E-Rechnung muss empfangen werden können |
| 2027 | X-Rechnung oder ZUGFeRD-PDF wird für B2B mit Vorsteuerabzug Pflicht |
| 2028 | nur noch strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD-PDF entfällt als Pflichtformat) |
Für DMS-Betreiber bedeutet das: ab 2027 wird die strukturiert erfasste Rechnung vom Wettbewerbsvorteil zur Pflicht. Wer jetzt seine PDF-Rechnungen automatisiert in X-Rechnungen umwandelt, ist 2027 schon produktiv und hat den teuren DMS-Umbau hinter sich.
Wie wandelt unser Tool PDF-Rechnungen automatisch in X-Rechnungen um?
Unser PDF-Rechnungs-Werkzeug übernimmt die vollständige Konvertierung von PDF zu validierter X-Rechnung in drei Stufen:
1. Erkennung. Das Tool nimmt das PDF entgegen, klassifiziert den Rechnungstyp (Standardrechnung, Gutschrift, Storno, Anzahlung) und erkennt das Layout: digital erzeugt, gescannt oder ZUGFeRD-Hybrid.
2. Extraktion. Eine auf Rechnungsdaten trainierte KI-Komponente liest alle relevanten Felder aus: Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Absender, Positionen, Steuersätze, Bankverbindung, Bestellnummer, Leitweg-ID und UST-ID. Mehrseitige Rechnungen, Anhänge und Sonderfelder werden genauso erfasst.
3. Validierung und XRechnung-Output. Die extrahierten Felder werden in das XRechnung-Schema überführt und gegen die EN-16931-Validierungsregeln geprüft. Nur wenn die Validierung vollständig durchläuft, gilt die Rechnung als erfolgreich umgewandelt. Die XML-Datei kommt über die API zurück oder läuft direkt in Ihr DMS.
Die Verarbeitung einer typischen 1- bis 3-seitigen Standardrechnung dauert zwischen 2 und 8 Sekunden. Bei scans mit schlechter Qualität meldet das Tool einen klaren Qualitätshinweis und schlägt eine manuelle Nachprüfung vor.
Welche Rechnungen eignen sich für die automatisierte Umwandlung?
Das Tool verarbeitet alle gängigen Rechnungsformate ohne Sonderkonfiguration:
- Digital erzeugte PDFs aus Warenwirtschaft, ERP, Online-Shops, Buchhaltungs-Software.
- Gescannte PDFs mit OCR-Vorstufe für Papierbelege und Faxe.
- ZUGFeRD-PDFs mit eingebetteten strukturierten Daten - das Tool greift bevorzugt auf die eingebetteten Daten zu und fällt bei Lücken auf die PDF-Analyse zurück.
- Mehrseiten-Rechnungen mit Anhängen wie Lieferscheinen, Stundennachweisen oder Zertifikaten.
- Sonderfälle wie Gutschriften, Stornorechnungen, Anzahlungs- und Schlussrechnungen sowie Rechnungen mit Bestellnummer-Bezug.
- Englischsprachige Rechnungen und Rechnungen in weiteren EU-Sprachen.
Branchenspezifische Sonderfälle - etwa projektspezifische Kostenzuordnungen im Anlagenbau, §19-Umsätze im Ärztebereich oder Bildungsgutscheine im öffentlichen Sektor - bilden wir über Konfigurationsprofile ab, die wir gemeinsam mit Ihrem Buchhaltungsteam einmalig aufsetzen.
Wie sieht der Einführungspreis aus?
Im Einführungszeitraum berechnen wir 0,75 EUR netto pro erfolgreich umgewandelte Rechnung. Eine Rechnung gilt als erfolgreich umgewandelt, sobald sie das XRechnung-Schema vollständig validiert durchläuft. Rechnungen, die unser Tool wegen unzureichender Qualität ablehnt, werden nicht berechnet.
| Volumen pro Monat | Stückpreis netto | Laufende Kosten pro Monat ca. |
|---|---|---|
| 500 Rechnungen | 0,75 EUR | 375 EUR |
| 2.000 Rechnungen | 0,75 EUR (Einführung) | 1.500 EUR |
| 5.000 Rechnungen | individuell, deutlich unter Listenpreis | auf Anfrage |
Der Einführungspreis gilt bis 31. März 2027 für Neukunden, Bestandskunden behalten den Einführungspreis bis Ende 2027. Anschließend gilt der Standardlistenpreis von 1,20 EUR netto pro Rechnung. Bei deutlich höheren Volumina ab 2.000 Rechnungen pro Monat vereinbaren wir einen individuellen Stückpreis, der deutlich unter dem Listenpreis liegt.
Wie integriert sich das Tool in bestehende DMS-Workflows?
Drei Integrationswege sind standardmäßig verfügbar:
- REST-API. Ihr DMS übergibt die PDF-Rechnung als Multipart-Upload und bekommt die fertige X-Rechnung als XML zurück. Antwortzeit typisch 2 bis 8 Sekunden. Die API ist dokumentiert und mit Code-Beispielen in PHP, Python und NodeJS versehen.
- Uploadservice. Eine Web-Oberfläche für Ad-hoc-Konvertierungen und Tests. Drag-and-drop von PDF-Dateien, Download der X-Rechnung als XML-Datei.
- E-Mail-Postfach. Sie leiten PDF-Rechnungen einfach an ein dediziertes Postfach weiter und erhalten die X-Rechnung als Anhang in einem definierten Antwort-Postfach zurück. Ideal für Buchhaltungsteams ohne API-Zugang.
Auf Wunsch implementieren wir eine direkte Anbindung an DATEV, Lexoffice, SevDesk oder SAP als Zusatzmodul. Die Anbindung übernimmt die vollständige Übergabe inklusive Buchungsvorschlag, Kostenstelle und Belegverknüpfung.
Was passiert mit sensiblen Branchen?
Für Branchen mit hoher Sensibilität (Ärzte, Anwälte, Versicherer, öffentliche Verwaltung) bieten wir eine Variante mit lokaler Verarbeitung ohne externe Modell-Aufrufe. Das Modell läuft in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder in einem von Ihnen gewählten deutschen Rechenzentrum. Die DSGVO-Anforderungen sind dann architektonisch erfüllt statt nur vertraglich.
Was kostet der Einführungspreis konkret für mein Volumen?
Als grobe Orientierung: 500 Rechnungen pro Monat kosten rund 375 EUR netto, 2.000 Rechnungen rund 1.500 EUR netto. Bei höheren Volumina vereinbaren wir individuelle Stückpreise. Eine 30-Tage-Pilotphase mit 100 kostenfreien Konvertierungen ist jederzeit möglich - schreiben Sie uns einfach über das Kontaktformular, testen Sie den X-Rechnungs-Generator direkt online oder buchen Sie einen Termin.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Antworten finden Sie oben in den FAQ-Boxen weiter oben im Beitrag. Wenn Ihre Frage dort nicht beantwortet wird, erreichen Sie uns über das Kontaktformular oder in einem kostenlosen Erstgespräch.
Nächste Schritte
In einem kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihr Rechnungsvolumen, Ihre bestehende DMS-Landschaft und Ihre Buchhaltungs-Workflows. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden einen konkreten Setup-Plan mit Kostenrahmen, Integrationsweg und einer kostenfreien 100-Rechnungen-Pilotphase. Bei Interesse schreiben Sie uns einfach über das Kontaktformular, probieren Sie den X-Rechnungs-Generator online aus oder buchen direkt einen Termin.
Fragen & Antworten